5 erreurs à ne pas faire quand on organise un événement avec la presse

Photo de Matheus Bertelli

Si vous travaillez dans l’univers de la communication ou de l’événementiel, il est probable que vous ayez déjà en tête les étapes importantes pour mettre en place un événement.

Inutile de rappeler sans doute qu’il est capital de fixer des objectifs clairs pour cet événement, de prévoir un rétro planning et de rattacher l’événement à quelque chose de nouveau, remarquable ou ancré dans l’actualité, du moins si vous voulez toucher la presse ! Et évidemment, une scénographie bien travaillée sur le lieu de l’événement fera son effet sans aucun doute. Ceci étant, certaines erreurs ont tendance à se répéter lorsque l’on organise un événement avec la presse.

Le point sur 5 d’entre-elles :

Ignorer l’actualité et les autres événements de l’agenda presse Une fois que vous avez listé votre liste d’invités-journalistes, demandez-vous s’ils ne seraient pas déjà pris par un autre sujet d’actualité ou un autre événement. Si votre date d’événement tombe pile le même jour qu’un autre événement d’envergure, cela peut coincer.

Se contenter d’envoyer un « Save The Date » En communication, il est essentiel de donner la bonne information au bon moment. Ainsi, il faut choisir le bon timing pour contacter la presse pour votre évènement. Choisissez bien le moment où vous envoyez un Save The Date bien en amont, et outre le fait de relayer plusieurs fois ce Save The Date, il va falloir décrocher le téléphone. Combien de mails et Save The Date reçoit un journaliste en une semaine ? Rien ne vaut un coup de fil pour rappeler de vive voix de quoi il s’agit et préciser les intérêts de cet événement en fonction du journaliste.

Négliger l’impact des réseaux sociaux Plus votre événement aura un impact sur les réseaux en amont et le jour J, plus vous allez susciter l’intérêt des médias. Utiliser les réseaux sociaux pour montrer à la Presse que l’événement se propage peut donner un coup de pouce ! Pour rappel, les journalistes utilisent beaucoup Linkedin et Twitter pour faire leur veille d’information.

Ne pas anticiper la partie technique de l’opération Avoir un intervenant de marque, prévoir un discours pertinent et créer une ambiance agréable… Tout cela n’a de sens que si la technique suit ! C’est l’organisation masquée, à savoir tout ce que les invités ne voient pas au premier coup d’œil et pourtant, c’est important pour mener à bien l’événement . En amont, il faut lister / prévoir tous ces éléments techniques (micro, ordinateur, musiques, éclairages, vidéo-projection…) , qu’il faudra tester avant l’événement sur place. Et plusieurs fois s’il le faut !

Ne pas avoir de plan B

L’événementiel est par essence composé d’imprévus. Il faut être prêt à basculer du plan A au plan B très rapidement.

La clé USB avec la vidéo à diffuser ne marche plus ? – Vous vous êtes envoyé par un lien wetransfer la vidéo sur votre boite mail.

La wifi beug le jour J et vous avez besoin d’internet ? – Vous avez prévu un câble pour faire un partage de connexion entre la 4G de votre téléphone et l’ordinateur ?

L’intervenant principal est en retard ? – Vous avez prévu une action de diversion (un petit jeu concours pour qu’un des journalistes remporte un cadeau par tirage au sort par exemple)

Vous l’aurez compris : listez tout ce qui pourrait faire l’objet d’un contretemps et imaginez la solution.

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